Executive Assistant to Office Leader (all genders)

Über die Position

Als Executive Assistant unterstützen Sie die Office Leaderin von Egon Zehnder in Zürich bei allen administrativen und mandatsbezogenen Aufgaben. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zu Klient:innen, Kandidat:innen und internen Teams und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf hochkarätiger Suchprozesse bei.

Hauptaufgaben

• Proaktive administrative Unterstützung der Office Leaderin (Kalender, Inbox, Priorisierung von Anfragen).
• Koordination und Projektmanagement von Suchmandaten und Beratungsaufträgen.
• Enge Zusammenarbeit mit lokalen und globalen Berater:innen, Research‑Teams und weiteren internen Stellen.
• Erstellung und Aufbereitung von mandatsbezogenen Dokumenten wie Pitch‑Decks, Offerten, Rollenspezifikationen, Kandidaten‑ und Referenzberichten sowie Präsentationen.
• Pflege der internen globalen Datenbank unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
• Selbstständige Priorisierung von Aufgaben mit Fokus auf Qualität und Geschwindigkeit.

Anforderungsprofil

• Freude an abwechslungsreichen Aufgaben und Projekten.
• Ausgeprägte Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen, ohne den Überblick zu verlieren.
• Verantwortungsbewusstsein und Entscheidungsfreude.
• Seriöses, sicheres und gewinnendes Auftreten sowie stilsichere Kommunikation auf höchster Ebene.
• Selbstständige Arbeitsweise und hohe Qualitätsansprüche.

Erforderliche Kenntnisse

• Erfahrung im administrativen und projektbezogenen Umfeld.
• Umgang mit internen Datenbanksystemen und Dokumentenmanagement.
• Kenntnisse der Datenschutzgesetzgebung im Kontext von Personal- und Beratungsprozessen.

Was wir bieten

• Ein dynamisches, internationales Arbeitsumfeld an einem zentralen Standort in Zürich.
• Enge Zusammenarbeit mit erfahrenen Berater:innen und globalen Teams.
• Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und eigene Ideen einzubringen.