Assistant Executive Office (60‑100 %)

Über die Position

Als Assistant Executive Office unterstützen Sie die Executive Assistant des Chairman & CEO im administrativen Tagesgeschäft und tragen maßgeblich zur effizienten Organisation des Executive Office bei.

Hauptaufgaben

• Koordination von Terminen, Bearbeitung von Korrespondenz und Ablage
• Vorbereitung von Meetings, Unterlagen, Präsentationen sowie Protokollführung
• Organisation von Reisen, Spesenabrechnungen und internen Events
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Vertretung innerhalb des Executive Office bei Abwesenheiten
• Mitarbeit an internen und klientenbezogenen Projekten
• Organisation und Koordination von internen sowie klientenbezogenen Events
• Unterstützung bei Spezialprojekten und Optimierung administrativer Prozesse

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenz‑ oder administrativen Funktion, idealerweise im Umfeld einer Geschäftsleitung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungsorientierung, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu managen und Prioritäten richtig zu setzen
• Proaktive, mitdenkende Persönlichkeit mit hoher Eigeninitiative
• Organisationstalent und Freude an Teamarbeit sowie abwechslungsreichen Aufgaben

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse der gesamten MS‑Office‑Palette (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)

Was wir bieten

• Selbstständige Arbeitsweise in einer zukunftsweisenden Branche
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeit für Homeoffice nach Absprache
• Mitarbeiterbeteiligung (Aktien)
• Kostenlose Parkmöglichkeiten
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Events für Mitarbeitende
• Umweltfreundliches Unternehmen
• Freie Getränke (Kaffee & Wasser)
• Verpflegung vor Ort mit „superfresh“ Menüs