Office Manager (m/w/d) – Vollzeit in Zürich

Über die Position

Als Office Manager (m/w/d) übernehmen Sie eine zentrale Drehscheibenfunktion an unserem Schweizer Standort. Sie unterstützen das Management, die Mitarbeitenden sowie die HR‑ und Compliance‑Teams und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts.

Hauptaufgaben

• Sicherstellung eines reibungslosen Office‑Betriebs und Betreuung externer Dienstleister, Vermieter und Geschäftspartner.
• Koordination von Rechnungen, Spesen, Geschäftsreisen und administrativen Prozessen.
• Organisation von Meetings, Events und Büroaktivitäten.
• Unterstützung von Onboarding‑, Offboarding‑ und Rekrutierungsprozessen.
• Koordination von Arbeitsbewilligungen, Visa und Payroll‑Mutationen.
• Pflege von Personaldaten und Mitwirkung bei Benefits‑ und Personaladministration.
• Unterstützung bei Compliance‑, Governance‑ und regulatorischen Anforderungen sowie Health‑&‑Safety‑Prozessen.
• Erstellung von Reports und Kennzahlen für lokale und internationale Stakeholder.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrung im Office Management, in der Administration oder HR‑Administration.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Serviceorientierung und Freude am Unterstützen anderer.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen.
• Interesse an HR‑, Compliance‑ oder Health‑&‑Safety‑Themen.
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit den gängigen MS‑Office‑Anwendungen.

Was wir bieten

• Ein dynamisches, innovationsgetriebenes Umfeld in einem internationalen Technologieunternehmen.
• Viel Gestaltungsspielraum in einer Schlüsselposition.
• Ein eingespieltes Team von rund 15‑20 Mitarbeitenden am Standort Zürich.