Office Manager:in für Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum (m/w/d)

Über die Position

Das Vizepräsidium für Wissenstransfer und wirtschaftliche Beziehungen (VPWW) der ETH Zürich sucht eine engagierte und erfahrene Person als Office Manager:in für den Bereich Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum. Die Stelle ist unbefristet, in Zürich, mit 80 % bis 100 % Einsatz, und wird per sofort oder nach Vereinbarung besetzt. Sie unterstützt die Leitung als zentrale Ansprechperson in organisatorischen und administrativen Belangen.

Hauptaufgaben

• Geschäftsführungs- und Tagesunterstützung der Leitung
• Kalender- und Terminmanagement, Vorbereitung von Meetings und Pendenzen-Tracking
• Unterstützung im Spesen- und Zahlungsverkehr, Verträge und digitale Ablage
• Bearbeitung der Korrespondenz (DE/EN) und Kommunikation mit Professorennen und Partnern
• Planung von Geschäftsreisen und Betreuung internationaler Delegationsgäste
• Mitwirkung bei Veranstaltungen, Workshops und Präsentationen
• Redaktionelle Betreuung des Webauftritts und Erstellung von Präsentationen
• Weiterentwicklung von Vorlagen, Checklisten und administrativen Standards

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion
• Organisations- und Koordinationsgeschick, Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit
• Sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse auf Niveau C2; weitere Sprachen ein Plus
• Erfahrung im Hochschul-, Innovations- oder Entrepreneurship-Umfeld von Vorteil

Erforderliche Kenntnisse

• MS-Office
• Digitale Tools

Was wir bieten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Wissenschaft, Innovation und Wirtschaft
• Versorgung über das Vorsorgewerk PUBLICA
• Vergünstigungen wie ÖV-Abonnements, Car Sharing und Sportangebote
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung

Bewerbung erfolgt ausschließlich online mit Lebenslauf, Motivationsschreiben und Arbeitszeugnissen.