Verwaltungssachbearbeiter/in Front Office

Über die Position

Als Verwaltungssachbearbeiter/in im Front Office des Hochbauamts unterstützen Sie die Sektion Finanzen & Verwaltung und tragen zum reibungslosen Tagesbetrieb bei. Sie sind zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner und sichern die Qualität der Verwaltungsprozesse.

Hauptaufgaben

• Telefon- und Besucherempfang organisieren und eingehende Post bearbeiten.
• Terminkalender der Amtsleitung verwalten und Besprechungen koordinieren.
• Aufträge erfassen, nachverfolgen und als Ansprechpartner für ERP‑Prozesse fungieren.
• Mitarbeitende bei der Nutzung von IT‑Tools und Verwaltungsverfahren unterstützen.
• Öffentliche Vergabeverfahren vorbereiten und administrativ begleiten.
• Dossiers in den Geschäftsverwaltungssystemen nachverfolgen und Einheitlichkeit der Prozesse gewährleisten.
• Kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse mitgestalten.
• Unterstützung in der Personalverwaltung nach Bedarf.

Anforderungsprofil

• Abschluss als Kauffrau/Kaufmann EFZ oder gleichwertige Ausbildung.
• Mindestens 5‑jährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Verwaltungsfunktion.
• Selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
• Ausgeprägtes Gespür für den öffentlichen Dienst und Interesse an Verwaltungsabläufen.
• Mehrsprachigkeit: hervorragende Französischkenntnisse in Wort und Schrift, gute Deutschkenntnisse.

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse von Microsoft 365.
• Sicherer Umgang mit SAP S/4HANA und/oder Axioma.
• Erfahrung im Umgang mit ERP‑Systemen und IT‑Tools.

Was wir bieten

• Modernes Arbeitsumfeld im öffentlichen Sektor.
• Attraktive Arbeitsbedingungen und Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.