Assistant de Direction – Support du Responsable Perpetual Arts Initiative

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour soutenir le Responsable du département Perpetual Arts Initiative au sein de notre division Communication & Image. Vous assurerez la gestion administrative et le suivi des projets artistiques et culturels.

Missions principales

• Gérer l'agenda de la direction (planification réunions, déplacements, rendez-vous)
• Organiser et préparer les réunions, séminaires et événements internes
• Rédiger et mettre en forme courriers, comptes rendus, notes internes et rapports
• Assurer le suivi et le classement de la documentation administrative
• Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les demandes entrantes
• Assurer la liaison entre les différents départements de l'organisation
• Contribuer à la rédaction de contenus de communication (newsletters, présentations institutionnelles)
• Préparer des présentations PowerPoint sur les différentes disciplines artistiques (cinéma, musique, architecture, etc.)
• Participer au suivi administratif et logistique des projets artistiques et culturels
• Préparer et constituer les dossiers de subventions, demandes de financement et partenariats
• Veiller au respect des délais et à la bonne coordination des parties prenantes
• Traiter les notes de frais et suivre les dépenses de la direction
• Mettre à jour et maintenir les bases de données (contacts, partenaires, prestataires)

Profil recherché

• Expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement en environnement international et au sein d’un département Communication
• Intérêt pour les arts (atout)
• Connaissance et pratique d’un outil CRM
• Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Suite Office, PowerPoint)
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit et à l’oral
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Rigueur et organisation
• Esprit d’équipe
• Bonne présentation, excellent relationnel et sens du service
• Réactivité et adaptabilité dans un environnement créatif et dynamique

Compétences requises

• Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• CRM

Ce que nous offrons

• Environnement stimulant
• Excellentes conditions de travail
• Prestations sociales de premier ordre