Assistant.e administratif.ve (40 %) – Organisation des examens

À propos du poste

Le Centre Propédeutique (CePro) de l'EPFL facilite l'organisation et le déroulement des grands cours de première année, notamment la coordination des assistants d'enseignement, la participation à l'enseignement, l'organisation technique et logistique des examens et le partage de ressources pédagogiques. Le CePro recherche un.e assistant.e administratif.ve à temps partiel (40 %) pour renforcer son équipe dans l'organisation des examens. Le poste est proposé en CDD d'une durée d'un an, avec une date d'entrée dès que possible.

Missions principales

• Suivre le processus d'inscription aux examens : communication avec les enseignant.es, envoi des rappels et contrôle des inscriptions dans les délais.
• Gérer les examens imprimés : espace de stockage à la reprographie, archivage, suivi des cartons, contrôle des inscriptions et des documents.
• Développer la documentation des procédures et des outils d'examen, notamment la documentation API, avec l'équipe de développement.
• Mettre à jour les cours dans ANS Students selon les listes d'étudiants et les procédures.
• Traiter et suivre les scans des examens et coordonner l'impression via CREP, en veillant aux délais et en collaborant avec la Reprographie, les enseignant.es et l'équipe IT.
• Préparer les plans de salles pour les examens ordinaires et différés, et organiser les aspects administratifs et logistiques des examens différés.
• Fournir un support administratif et technique de premier niveau par téléphone et e-mail, traiter les demandes jusqu'à leur résolution ou leur transmission, et contribuer à la maintenance et à la mise à jour du site web.

Profil recherché

• Maîtrise orale et écrite de l'anglais et du français.
• Aisance avec les outils informatiques et bureautiques.
• Capacité à interagir dans un environnement multiculturel.
• Dynamisme, proactivité, grand sens des responsabilités, excellentes connaissances organisationnelles et capacité de travailler de façon autonome.

Ce que nous offrons

• Un environnement de travail dynamique et multiculturel dans une institution pluridisciplinaire de renommée internationale.
• Des conditions de travail attractives.
• Des possibilités de formation continue.