Assistant/e division Europe – Secrétariat et coordination

À propos du poste

Le/La candidat(e) assurera le secrétariat du chef de la section Coordination UE au sein du Département fédéral des affaires étrangères à Berne. Vous travaillerez de façon autonome pour soutenir la direction dans la gestion quotidienne et la coordination des dossiers européens.

Missions principales

• Gérer le secrétariat du chef de la section, coordonner les rendez‑vous et accueillir les visiteurs.
• Compiler les dossiers pour les réunions de la présidence de la Confédération, du chef du DFAE, du secrétaire d’État et de la division.
• Organiser les voyages de service, les événements et les rencontres, et établir les décomptes de frais.
• Assurer la gestion électronique des créanciers dans SAP et contribuer au suivi budgétaire de la division.
• Exécuter les processus de gestion des affaires (Acta Nova), notamment les consultations des offices.
• Suppléer l’assistant(e) du secrétaire d’État adjoint et du chef de la division Europe.
• Apporter son aide au pool d’assistants de la division et rédiger la correspondance officielle.
• Assurer le suivi des affaires du Conseil fédéral au sein de la division.

Profil recherché

• Formation commerciale ou équivalente.
• Plusieurs années d’expérience en assistance de direction, idéalement dans un environnement international ou administratif fédéral.
• Très bonne maîtrise de deux langues officielles suisses et bon niveau d’anglais ; connaissances de base de la troisième langue officielle souhaitées.
• Rigueur, précision, sens du service et capacité à travailler sous pression.
• Intégrité, fiabilité et loyauté.

Compétences requises

• Maîtrise du logiciel SAP pour la gestion électronique des créanciers.
• Utilisation du système Acta Nova pour la gestion des affaires.

Ce que nous offrons

• Travailler au sein d’une équipe dynamique dans un contexte de politique européenne.
• Environnement favorisant la diversité, l’égalité des chances et le bien‑être des collaboratrices et collaborateurs.
• Accompagnement en matière de santé physique et psychique.