Mitarbeiter/in Office Management & Administration (Vollzeit)

Über die Position

Wir suchen eine engagierte Unterstützung für unser Backoffice in Zug. In dieser Vollzeitstelle unterstützen Sie die Geschäftsführung und das Team im Tagesgeschäft und sorgen dafür, dass die administrativen Abläufe reibungslos laufen.

Hauptaufgaben

• Rechnungen und Mahnungen erstellen, Belege ordnen und die einfache Buchhaltung vorbereiten.
• Termine, To‑Dos und Reisen der Geschäftsführung organisieren und nachhalten.
• Posteingang und E‑Mails sichten, vorsortieren und nach Vorgabe beantworten.
• Unterstützung im Recruiting: Bewerbungen sichten, Gespräche koordinieren und Onboarding begleiten.
• Kontakt zu externen Dienstleistern (Treuhand, Anwalt, Versicherung) pflegen.
• Recherchen durchführen und Entscheidungsvorlagen aufbereiten.
• Beschaffungen, Botengänge und allgemeine Unterstützung im Tagesgeschäft.
• Für Ordnung und reibungslose Abläufe im Büro sorgen.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse.
• Führerausweis Kategorie B (zwingend erforderlich).
• Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Freude an administrativen Aufgaben und Arbeit am Computer.
• Hohe Eigenmotivation und Bereitschaft, mit klaren Prozessen zu arbeiten.
• Vollzeit‑Verfügbarkeit (100 %) am Standort Zug.

Erforderliche Kenntnisse

• Grundlagen der Buchhaltung und Rechnungsstellung.
• Organisation von Terminen und Reisen.
• Umgang mit E‑Mail‑ und Postbearbeitung.
• Recruiting‑ und Onboarding‑Prozesse.
• Kommunikation mit externen Dienstleistern.

Was wir bieten

• Fixum CHF 5’000.– brutto pro Monat (13 Monatslöhne) mit jährlichen, leistungsbezogenen Gehaltserhöhungen.
• Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen mit stabiler Auftragslage.
• Klare Arbeitsprozesse, digitale 100 %‑digitalisierte Abläufe und strukturierte Einarbeitung.
• Modernes Büro im Tech‑Cluster Zug mit Top‑Infrastruktur, Meetingräumen, Lounges und Dachterrasse.
• Angenehme Arbeitsatmosphäre in einem kleinen, fokussierten Team mit kurzen Entscheidungswegen.