Assistent:in der Institutsleitung (70–100 %)

Über die Position

Als Assistent:in der Institutsleitung übernehmen Sie eine zentrale Drehscheibenfunktion und tragen aktiv zum Erfolg des Instituts für Mental Health bei. Sie arbeiten in einem engagierten Team und unterstützen die Institutsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen.

Hauptaufgaben

• Administrative Unterstützung der Institutsleitung im Tagesgeschäft
• Sitzungs- und Veranstaltungsmanagement inkl. Protokollführung
• Vertrags- und Finanzadministration, inkl. Kreditoren‑ und Debitorenmanagement
• Sekretariats‑ und Kommunikationsaufgaben als zentrale Anlaufstelle
• Unterstützung bei digitaler Dokumentenablage und SharePoint‑Einführung
• Leitung oder Begleitung von Projekten und Weiterentwicklung administrativer Abläufe

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Fundierte administrative Kenntnisse, idealerweise Erfahrung im Hochschul‑ oder Forschungsumfeld
• Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein
• Ausgeprägte Organisations‑ und Planungsfähigkeiten

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS‑365‑Anwendungen, insbesondere SharePoint
• Offenheit für digitale Innovationen und KI‑gestützte Tools
• Stilsichere Kommunikation in deutscher Sprache, gute Englischkenntnisse von Vorteil