Chef/-in Administration / Kanzlei im Lehrverband Genie/Rettung/ABC

Über die Position

Sie übernehmen die zentrale Administration der Kanzlei im Lehrverband Genie/Rettung/ABC und sorgen für reibungslose Abläufe sowie professionelle Kommunikation. Dabei tragen Sie maßgeblich zur Weiterentwicklung der Geschäftsverwaltungsprozesse bei.

Hauptaufgaben

• Fachliche und organisatorische Leitung der Kanzlei, professioneller Empfang und telefonische Erreichbarkeit sicherstellen.
• Verantwortung für die Geschäftsverwaltung im GEVER‑System über den gesamten Lifecycle inkl. Einhaltung von Vorschriften, Terminen und Archivierungsprozessen.
• Steuerung der effizienten Bewirtschaftung von Büromaterial über eProcurement (SRM) und Sicherstellung der Aktualität von Grundlagen, Weisungen und Vorlagen.
• Mitarbeit in Projekten und bereichsübergreifenden Vorhaben.
• 1st‑Level‑Support und Schulung der Mitarbeitenden in Geschäftsverwaltung/Registratur (Acta Nova), eProcurement (SRM) und Travelmanagement.
• Planung, Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Rapports sowie Dokumentation von Ergebnissen und Beschlüssen.

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung.
• Ausgeprägte Kundenorientierung, eigeninitiatives und selbstständiges Arbeiten, Teamfähigkeit und lösungsorientierter Ansatz.
• Stilsicherer mündlicher und schriftlicher Ausdruck sowie aktive Kenntnisse in mindestens zwei Amtssprachen.
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen Microsoft‑Programme.

Erforderliche Kenntnisse

• GEVER‑System für Geschäftsverwaltung.
• eProcurement (SRM) für Beschaffungsprozesse.
• Acta Nova (Registratur) und Travelmanagement.
• Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Was wir bieten

• Arbeiten für die Schweiz im Rahmen des Erfolgsmodells.
• Gelebte Vielfalt und Chancengleichheit.
• Unterstützung im Bereich physische und psychische Gesundheit.
• Weitere Benefits im Kontext von Sicherheit und Freiheit.