Direktionsassistent/-in

Über die Position

Als Direktionsassistent/-in unterstützen Sie die Direktorin und die Leiterin des Direktionsstabs proaktiv bei der Termin‑ und Dokumentenverwaltung. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse und tragen zur effizienten Zusammenarbeit im Team bei.

Hauptaufgaben

• Koordination von Terminen, Dossiers und Fristen für die Direktion.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollierung von Beschlüssen und Nachverfolgung von Pendenzen.
• Organisation und Begleitung von Klausuren, Workshops und Tagungen.
• Verwaltung von Geschäften und Dokumenten in Acta Nova sowie Nutzung von M365 für Zusammenarbeit und Aufgabenkoordination.
• Koordination administrativer Tätigkeiten zu Revisionen, Reportings, Erhebungen und Verträgen.
• Mitarbeit in Projekten und Weiterentwicklung digitaler Vorlagen.

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Grundbildung und mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Selbständigkeit und sichere Priorisierung.
• Stilsicherer Ausdruck in Wort und Schrift sowie Erfahrung in der Protokollführung.
• Verbindliches, adressatengerechtes Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen.

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse von M365.
• Erfahrung mit elektronischer Geschäftsverwaltung, idealerweise Acta Nova.
• Sehr gute aktive Kenntnisse zweier Amtssprachen; Kenntnisse einer dritten Amtssprache und Englisch von Vorteil.

Was wir bieten

• Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit hoher Eigenverantwortung.
• Unterstützung bei fachlicher Weiterentwicklung.
• Wertschätzende Zusammenarbeit im öffentlichen Sektor.