Office & Team Coordinator (50 % Teilzeit)

Über die Position

Als Office & Team Coordinator (50 % Teilzeit) sorgst du dafür, dass der tägliche Ablauf bei Threema reibungslos funktioniert. Du bist die zentrale Anlaufstelle für organisatorische Fragen und trägst aktiv zu einem angenehmen Arbeitsumfeld bei.

Hauptaufgaben

• Koordination von Bestellungen für Küche, Büromaterial und externe Dienstleister
• Organisation von Teamevents, Reisen und Offsites von A bis Z
• Aufsetzen und Begleitung von Lunch‑&‑Learn‑Sessions inkl. Einladungen und Verpflegung
• Begleitung der Spesenabwicklung und Unterstützung bei Monatsabschlüssen (administrativer Teil)
• Entlastung der Head of HR bei administrativen Aufgaben wie Terminplanung, Dokumentenpflege und Onboarding‑Logistik

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (Office Management, Team Assistant, Backoffice)
• Strukturiertes, zuverlässiges und selbstständiges Arbeiten
• Fließende Deutschkenntnisse und solide Englischkenntnisse
• Flexibilität und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben

Erforderliche Kenntnisse

• Vertrautheit mit gängigen Office‑Tools
• Grundlegende Kenntnisse im Umgang mit Spesen‑ und Rechnungsprozessen

Was wir bieten

• Junges, motiviertes Team mit unkomplizierter Kommunikation
• Flexibles Arbeiten: Homeoffice bis zu zwei Tage pro Woche, hybride Arbeitsweise
• Zwei Workation‑Wochen pro Jahr und unbezahlter Urlaub nach Absprache
• Wahl der eigenen Hardware (macOS oder Linux)
• ÖV‑Vergünstigung, Parkplatz mit Lademöglichkeit für Elektroautos
• Fitnessraum, monatliche Fitnesstrainings und professionelle Massage
• Interne Deutsch‑ und Englisch‑Kurse sowie regelmäßige Firmenevents