Reception Desk Manager & Personal Assistant

Über die Position

Als Reception Desk Manager & Personal Assistant unterstützen Sie den CEO, den Head PWM Schweiz sowie die SMC‑Mitglieder administrativ und organisatorisch. Sie vertreten die Leiterin des Reception Desk, sind erste Anlaufstelle für interne und externe Mitarbeitende und Gäste und koordinieren den Kundenempfang.

Hauptaufgaben

• Empfang und Betreuung von Gästen, neuen und externen Mitarbeitenden; Telefonannahme in Deutsch, Englisch und Französisch.
• Koordination und Verwaltung von Sitzungsräumen, Organisation von Kunden‑ und internen Mittag‑/Abendessen.
• Kontrolle und Erstellung der monatlichen Kreditkarten‑ und Spesenabrechnungen.
• Verwaltung von Gäste‑ und Mitarbeiterausweisen, Einkauf von Büromaterial und Kaffee‑/Gästebedarf.
• Unterstützung des CEOs und Head PWM Schweiz bei Termin‑ und Reise‑management, Agenda‑Koordination und Organisation von Meetings und Off‑Site‑Events.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss mit Interesse an Finanzthemen.
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position in der Finanzbranche.
• Fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französisch von Vorteil.
• Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, ausgeprägte Service‑ und Teamorientierung.

Erforderliche Kenntnisse

• Gute Beherrschung von Microsoft Excel, Word, PowerPoint und Outlook.
• Erfahrung im Umgang mit Kreditkarten‑ und Spesenabrechnungen.