Leiterin / Leiter Sekretariat

Über die Position

Für unser Entwicklungs‑ und Innovationszentrum in Wil suchen wir eine erfahrene, dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, die unser Sekretariatsteam führt und gleichzeitig aktiv im Tagesgeschäft mitarbeitet. In dieser Rolle unterstützen Sie die Geschäftsleitung, Projektleitende und Mitarbeitenden mit professionellem und reibungslosem Support.

Hauptaufgaben

• Führung und Koordination des Sekretariatsteams, inkl. Mitarbeiter‑ und Entwicklungsgespräche.
• Operatives Tagesgeschäft: Fakturierung, Stunden‑ und Spesenkontrolle, Reise‑ und Veranstaltungsorganisation.
• Pflege von ERP‑ und CRM‑Daten, Unterstützung im Rekrutierungsprozess und bei der Messeplanung.
• Empfang und Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern.
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei anspruchsvollen administrativen Aufgaben und vertraulichem Umgang mit Informationen.

Anforderungsprofil

• Fundierte kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion (Executive oder Management Assistant).
• Erfahrung in der fachlichen und personellen Führung eines kleinen Teams.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, souveränes Auftreten und Organisationstalent.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Entscheidungen zu treffen und in hektischen Situationen den Überblick zu behalten.
• Hohe Sozialkompetenz und Fähigkeit, Mitarbeitende zu entwickeln und schwierige Gespräche zu führen.
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse.
• Kenntnisse in ABACUS von Vorteil.
• Erfahrung mit ERP‑ und CRM‑Systemen.

Was wir bieten

• Spannende und abwechslungsreiche Führungsposition in einem dynamischen Unternehmen.
• Motiviertes, kollegiales Team und offenes Arbeitsumfeld.
• Zentral gelegener Arbeitsort mit guter Anbindung an den ÖV.
• Flache Hierarchien, kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten und fortschrittliche Arbeits‑ und Anstellungsbedingungen.