Persönliche:r Assistent:in des Verwaltungsratspräsidenten

Über die Position

Wir suchen eine engagierte persönliche Assistenz für unseren Verwaltungsratspräsidenten. Sie übernehmen zentrale organisatorische Aufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf von administrativen und logistischen Prozessen.

Hauptaufgaben

• Selbstständige Recherche, Planung und Buchung von Geschäfts- und Privatreisen, Hotels, Transportmitteln und Tickets.
• Koordination sämtlicher Reiseabläufe, Terminplanung und Sicherstellung einer effizienten Organisation.
• Recherche, Auswahl und Kommunikation mit externen Lieferanten, Handwerkern und Dienstleistern.
• Koordination von Terminen, Aufträgen und Arbeitsabläufen im Zusammenhang mit Unterhalts-, Renovations- und Reparaturarbeiten an Gebäuden und Außenanlagen.
• Unterstützung bei der Kommunikation mit Architekten, Bauunternehmen und weiteren Projektbeteiligten.
• Überwachung von Kosten, Pflege von Unterlagen und strukturierte Dokumentation laufender Aufträge und Projekte.
• Koordination verschiedener Kalender, Meetings und persönlicher Termine.
• Selbstständige Online‑Recherche, Aufbereitung relevanter Informationen und Entwicklung pragmatischer Lösungen.

Anforderungsprofil

• Russische Muttersprache sowie fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
• Hohe Dienstleistungsorientierung, Flexibilität und Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Detailgenauigkeit.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Interesse an digitalen Anwendungen und KI‑Tools wie ChatGPT, Gemini, Grok oder Perplexity.

Was wir bieten

• Abwechslungsreiche Position mit großer Eigenverantwortung.
• Breites Aufgabengebiet mit Schwerpunkt auf Reiseorganisation, Koordination und administrativen Prozessen.
• Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Abläufe aktiv zu optimieren.
• Entwicklungsmöglichkeiten und Chance zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.
• Attraktives, erfahrungsabhängiges und verhandelbares Vergütungspaket.