Verwaltungsassistent/in Finanzen, Qualität & Infrastruktur (30‑40 %)

Über die Position

Die Hochschule für Wirtschaft (HSW-FR) Freiburg sucht eine/n Verwaltungsassistent/in zur Unterstützung der Koordinatorin in den Bereichen Finanzen, Qualität und Infrastruktur. Die Teilzeitstelle umfasst 30‑40 % mit einer Aufteilung auf Halbtage.

Hauptaufgaben

• Erstellung, Kontrolle und Nachverfolgung von Buchhaltungsunterlagen und Rechnungsaufträgen gemäß den geltenden Verfahren.
• Überwachung des Fakturierungsplans.
• Aktualisierung der Instrumente für die monatliche Budgetüberwachung und Meldung von Abweichungen.
• Pflege der Nachverfolgung von Empfehlungen aus externen Finanzaudits nach Anweisung der Koordinatorin.
• Unterstützung bei der Umsetzung von Qualitätsprozessen und Aktualisierung der Dokumentation nach ISO 9001.
• Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern zur Gewährleistung effizienter Abläufe.
• Administrative Unterstützung im Bereich Infrastruktur und enge Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen.

Anforderungsprofil

• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung.
• Praktische Erfahrung in einer ähnlichen Funktion, vorzugsweise im Finanz‑ und Qualitätsbereich.
• Strukturierte, präzise und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Sinn für Zusammenarbeit.
• Initiative, Selbständigkeit und hohe Organisationsfähigkeit.

Erforderliche Kenntnisse

• Beherrschung der gängigen MS‑Office‑ und IT‑Tools.
• Sehr gute Deutsch‑ und Französischkenntnisse (eine Sprache fließend, die andere sehr gut).