Assistant(e) administratif(ve) – CDD 12 mois, site Uni Mail

À propos du poste

La Division de l'information scientifique (DIS) de l'Université de Genève pilote les activités de la Bibliothèque de l'UNIGE, structurée en un réseau de quatre sites et un service de coordination. Le site Uni Mail souhaite s'adjoindre un(e) assistant(e) administratif(ve) à temps partiel (50 %) en contrat à durée déterminée de 12 mois, comme personne de référence pour les questions administratives du site.

Missions principales

• Suivre les dossiers et les absences des collaborateurs du site et des auxiliaires, gérer opérationnellement les auxiliaires, les commandes de matériel et la correspondance.
• Mettre à jour les bases de données du site, les accès et diffuser des informations et des données internes et externes.
• Gérer, valider et suivre les factures et les paiements, en collaboration avec l'équipe de la DIS.
• Assurer le soutien logistique : commande de matériel et réservation des salles de réunion.
• Assister la responsable du site et les responsables de secteurs dans leurs tâches administratives ; les missions et le lieu d'exercice peuvent évoluer avec la réorganisation des activités administratives.

Profil recherché

• Maturité commerciale ou équivalent, avec au moins 5 ans d'expérience dans les domaines des ressources humaines et financières.
• Une connaissance de l'Université est un atout.
• Entrée en fonction prévue le 1er janvier 2027 ou à convenir.

Compétences requises

• Sens du service dans un environnement transversal, avec des interlocuteurs variés.
• Rigueur, fiabilité et capacité à mener les tâches à terme malgré des délais serrés.
• Polyvalence et capacité d'adaptation aux nouveaux processus et outils.
• Organisation et capacité à prioriser dans un environnement administratif dynamique.

Ce que nous offrons

• Un environnement de travail stimulant, avec collaboration étroite avec la responsable du site et liens transversaux avec les autres sites de la bibliothèque.
• Des possibilités de formation continue et de développement des compétences professionnelles.

La candidature se fait exclusivement en ligne. Le contrat est à durée déterminée de 1 an.