Secrétaire au service de médecine de premier recours

À propos du poste

Les Hôpitaux Universitaires de Genève recrutent un(e) secrétaire pour le service de médecine de premier recours, rattaché au département de médecine communautaire et de premier recours. Vous assistez le médecin chef de service et son assistante dans la gestion et l'organisation administrative du service, clinique, académique et de recherche, en assurant l'interface entre les filières professionnelles.

Missions principales

• Organiser les séances et les colloques avec les agendas électroniques institutionnels
• Préparer, suivre et archiver les dossiers des projets de service, rédiger les comptes rendus de séance et coordonner le suivi des décisions prises
• Gérer de manière autonome les horaires (VRH), le suivi puis la transmission des évaluations et des engagements de personnel liés aux projets du service
• Assurer la gestion des facturations et remboursements pour la recherche et la formation, transmettre les congrès et colloques au corps médical et suivre le budget du service et des projets du chef de service
• Effectuer les tâches logistiques du secrétariat : commandes, courriers, demandes d'engagement, de remboursement ou de formation
• Développer un lien de proximité avec les collaborateurs et assurer la continuité du secrétariat lors des absences

Profil recherché

• Titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et d'un diplôme de secrétaire médical ou équivalent
• Expérience réussie dans un secrétariat polyvalent
• Maîtrise parfaite du français à l'oral et à l'écrit, avec une bonne capacité de rédaction
• Terminologie médicale comprise aisément ; anglais niveau B1 ou allemand est un atout
• Niveau ECDL Advanced pour Word ou volonté de se former
• Bon esprit d'équipe, capacité à travailler en bureau partagé, gestion proactive des situations de stress
• Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité