Assistent*in Administration (60‑80 %)

Über die Position

Wir suchen eine*n engagierte*n Assistent*in für die CEE‑Administration am Paul Scherrer Institut. In einer Teilzeitstelle (60‑80 %) unterstützen Sie eigenverantwortlich Labor‑ und Gruppenleitungen sowie das gesamte Team.

Hauptaufgaben

• Administrative Unterstützung der Labor‑ und Gruppenleitenden, inkl. Reiseorganisation und Meeting‑Koordination (Vor‑/Nachbereitung, Protokollführung)
• Planung und Koordination von Aufenthalten internationaler Gäste, Forschender und Delegationen
• Drehscheibenfunktion zwischen Laboren und internen PSI‑Services (IT, Finanzen, HR)
• Organisation und Betreuung von Veranstaltungen (internationale Konferenzen, Seminare, Symposien)
• Pflege von Webseiten und Mitwirkung bei Social‑Media‑Aktivitäten (z. B. LinkedIn)
• Administrative Unterstützung der Assistenz des CEE Management Teams
• Stellvertretung der Gruppenleitung CEE Administration mit Perspektive auf mehr Führungsverantwortung

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion, idealerweise im wissenschaftlichen oder internationalen Umfeld
• Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und Eigeninitiative
• Erkennbares Führungspotential und Bereitschaft, perspektivisch Verantwortung zu übernehmen
• Exzellente Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgezeichnete kommunikative, team‑ und organisatorische Fähigkeiten
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und Kulturen

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit gängigen IT‑Tools (Microsoft Teams, Concur)
• Erfahrung mit Web‑ und Social‑Media‑Tools

Was wir bieten

• Interdisziplinäres, innovatives Arbeitsumfeld
• Systematische Einarbeitung und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
• Moderne Anstellungsbedingungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie