Office Manager & Projekt- und Administrationsassistent/in

Über die Position

Als Office Manager & Projekt- und Administrationsassistent/in unterstützen Sie die Geschäftsentwicklung der GESTE Group im deutschsprachigen Raum. Sie arbeiten eng mit den Ingenieuren und der Standortleitung in Bern zusammen und sorgen für reibungslose Abläufe in Projekten, Administration und Tagesgeschäft.

Hauptaufgaben

• Erstellung und Aufbereitung administrativer Projektdokumente.
• Koordination von Terminen, Protokollführung und Fristenüberwachung.
• Pflege der Zeiterfassung und Unterstützung im Projektcontrolling.
• Vorausschauende Planung von Agenden, Geschäftsreisen und Unterstützung bei Angeboten.
• Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Eingangs‑ und Kundenrechnungen.
• Organisation des Büroalltags, Empfang, Telefonzentrale und interne Events.
• Betreuung von Lieferanten, Dienstleistern und Office‑Infrastruktur nach 5S‑Grundsätzen.

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung.
• 7–10 Jahre Berufserfahrung, vorzugsweise im technischen Umfeld.
• Selbstständige, strukturierte und logische Arbeitsweise.
• Hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbereitschaft und Teamfähigkeit.

Erforderliche Kenntnisse

• Fundierte administrative Kenntnisse und Erfahrung im Office Management.
• Kenntnisse im Projektcontrolling und in der Buchhaltung.
• Umgang mit 5S‑Prinzipien für Büroorganisation.

Was wir bieten

• Dynamisches Arbeitsumfeld in einem internationalen Ingenieurberatungsunternehmen.
• Möglichkeit, an bedeutenden Mobilitäts‑ und Sicherheitsprojekten mitzuwirken.
• Entwicklungsperspektiven in der Deutschschweiz und in Deutschland.