Executive Assistant CEO & Geschäftsleitung (80–100 %)

Über die Position

Wir suchen ab sofort oder nach Vereinbarung eine/n Executive Assistant für den CEO und die Geschäftsleitung (80–100 %). Sie unterstützen die Unternehmensführung in einem dynamischen Umfeld der Pharmagroßhandels‑ und Pre‑Wholesale‑Branche.

Hauptaufgaben

• Eigenverantwortliche Führung des CEO‑Kalenders inkl. Terminvereinbarung, -bestätigung und Priorisierung.
• Planung, Organisation und Koordination des jährlichen Sitzungskalenders der Geschäftsleitung sowie Führung des Beschlussprotokolls und Pendenzenmanagement.
• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Anträgen und Präsentationen für GL‑ und Verwaltungsratssitzungen und vertrauliche Ablage der Dokumente.
• Planung und Durchführung interner und externer Anlässe von A bis Z sowie Empfang und Betreuung von Gästen.
• Eigenständige Koordination und Mitarbeit in bereichsübergreifenden GL‑Projekten.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation; Weiterbildung als Direktionsassistent:in von Vorteil.
• 3–7 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, davon mindestens 2 Jahre auf Geschäftsleitungs‑ oder Direktionsebene.
• Stilsicheres Deutsch (C2) und verhandlungssicheres Französisch (B2); Englisch von Vorteil.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Diskretion, Belastbarkeit und souveränes Auftreten.
• Reisebereitschaft zu allen drei Standorten (ca. 2‑3 Mal pro Monat).

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr versierter Umgang mit MS Office 365.
• Erfahrung mit digitalen Kollaborations‑ und Sitzungstools.

Was wir bieten

• Modernes, dynamisches Arbeitsumfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
• Mindestens 5 Wochen Ferien und Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub.
• Kostenloser Parkplatz, Cafeteria mit fairen Preisen und Rabatte auf das Grosshandelssortiment.
• Ein engagiertes Team und ein Management, das Weiterentwicklung fördert.